Utilidad Excel para monitorizar los miembros de la red (dashboard)

[Lorenzo M. Oliver]

Es increíble la cantidad de información que se puede obtener de la simple exportación de los datos de los miembros registrados de nuestra red social Ning. Con sólo conocer la fecha del ingreso de cada miembro y de su última visita a la red social, es posible hasta "sacar petroleo".

Es por esta razón que quería compartir con todos vosotros esta potente utilidad basada en una hoja o planilla Excel (archivo adjunto) que he diseñado expresamente para conocer, de forma muy gráfica y reveladora, aspectos como: cuántos miembros están accediendo últimamente a mi red social y a qué ritmo, cual es el pronóstico de registros de miembros para mañana, histórico de registros en los últimos 12 meses, etc. y de una forma tan sencilla y rápida como seguir los 3 pasos siguientes:

1- Exportar los datos de los miembros de tu red.
2- Acceder a estos desde Excel y eliminar columnas de datos innecesarias.
3- Copiar y pegar los datos en la hoja de control Excel que adjunto.

El resultado será disponer de un cuadro de mando o dashboard como este:

¿Os animais a comenzar a utilizarlo? Llegareis a descubrir muchas cosas acerca de vuestra red social Ning!

1- Exportar los datos de los miembros de vuestra red

Como ya sabeis, en [Mi Red -> Miembros -> Administración] es posible realizar una exportación de todos los miembros registrados de nuestra red a un fichero en formato CSV, fácilmente tratable con un simple editor de texto, una Hoja de cálculo o una aplicación de Base de Datos.

Dicha funcionalidad se encuentra en forma de enlace que se halla en la parte inferior de la misma página de administración de los miembros.

El proceso de esta exportación "arranca" desde el momento en que pulsamos el enlace "Exportar todos los datos de los miembros (.CSV)". Según el número de miembros registrados, se nos mostrará un aviso de que en breve recibiremos un email (en buzón email del creador) con un enlace desde el cual podremos descargarnos el archivo CSV con toda la exportación, o bien dicha exportación se realiza en ese mismo momento y se nos muestra un enlace para descargar el archivo CSV.

2- Acceder a los datos de exportación desde Excel y eliminar columnas de datos innecesarias

Una vez obtenido el archivo con los datos de todos los miembros de nuestra red, podemos abrirlo desde la aplicación de Hoja de cálculo Excel. Yo, particularmente, me sirvo de un truco para la rápida gestión del archivo:

1- Cambio la extensión del archivo CSV por TXT...

2- Desde la aplicación Excel, selecciono en el desplegable "Tipo de achivo" la opción "Todos los archivos (*.*)" y trato de localizar el archivo con extensión TXT, para posteriormente abrirlo con la aplicación...

3 - En la ventana de diálogo que se me muestra selecciono el tipo de archivo de datos, marcando la casilla "Delimitados" y pulsamos el botón "Siguiente"...

4- En la siguiente ventana seleccionamos, como tipo de separador de los datos, "Coma", marcando la casilla correspondiente y pulsamos el botón "Finalizar"...

Y ya está... Este es el aspecto que deberá tener nuestra Hoja Excel con los datos exportados de los miembros de nuestra red social...

Ahora debemos eliminar las columnas de datos que no nos hacen falta.

Eliminamos las columnas B-I (basta con seleccionar con el puntero del ratón las letras de cada columna, arrastrando hasta tener seleccionadas las 8 columnas, y luego seleccionar con el botón derecho del ratón la opción "Eliminar")...

Después, con el mismo procedimiento empleado para suprimir columnas, eliminamos todo el resto de columnas a partir de la E, de manera que tan sólo nos debe quedar las siguientes columnas de datos...

Estas columnas son las referidas a:

- "Name": nombre de cada miembro
- "Date Joined": Fecha del registro
- "Receiving Broadcasts?": Si recibe los mensajes de difusión de la red social o no, según ha configurado en su perfil el miembro.
- "Receiving Any Emails?": Si recibe los emails de actividad de la red social o no, según ha configurado en su perfil el miembro.
- "Last Visit": Fecha de la última visita del miembro a nuestra red.

3- Copiar y pegar los datos en la plantilla Excel de control

Ahora es cuando vamos a utilizar el archivo Excel de control que encontraréis adjunto al final del texto ("dashboard.xls").

En cuanto lo abrais con la aplicación Excel, veréis que contiene 2 hojas, accesibles a través de las pestañas inferiores de la aplicación:

- "datos": Contendrá los datos que habeis preparado para pegar, después del proceso de exportación.

- "monitor": Contiene los paneles de lectura de los datos relevantes y los indicadores de rendimiento, así como algunos gráficos.

Pues bien, acceded a la hoja donde disponéis de los datos exportados y que habeis seleccionado, y copiad el contenido de todas las columnas A-E...

Después, acceded al archivo Excel de control y seleccionad la hoja "datos" y pegad, en la misma posición, las 5 columnas de los datos exportados de los miembros, esto es, en las columnas A-E de la hoja destino.

Podéis hacerlo fácilmente si simplemente hacéis clic en la celda A1 y pegais esos datos.

El siguiente paso y último de todo el proceso será el copiar el contenido de la fila 2 (en color gris), columnas F-I, y pegarlo en el resto de filas en la misma posición de columnas, hasta la última fila con datos del último miembro exportado. Notad que son sólo las 4 primeras celdas de datos (en el ejemplo: "41073, 41073, FALSO, FALSO").

Este será el aspecto que deberá tener la hoja, después de haber pegado las 5 columnas de datos de los miembros de tu red y las celdas de cálculo en las 4 siguientes columnas, necesarias para la monitorización (notad que en esta misma hoja hay otras columnas más de datos, en color gris, que no deben copiarse o modificarse).

Ahora, ya podéis seleccionar la pestaña "monitor" para echar un vistazo a los datos de la hoja.

Echando un vistazo y sacando conclusiones

La visión de estos datos puede ser muy reveladora: podéis comprobar si el registro de miembros en los últimos 12 meses se ha mantenido regular, o bien observar un crecimiento o decrecimiento importante que corresponda algún suceso en vuestra red social. En la columna de color distinto en el gráfico de "Número de miembros registrados en los últimos 30 días" obtendréis un pronóstico, según la tendencia que tienen los datos obtenidos. O bien, las últimas campañas o envío de boletines está, o no, obteniendo los resultados esperados a la hora de provocar las visitas de los miembros de vuestra red. Es el momento de investigar...

El archivo de la plantilla Excel que os proporciono es de una versión antigua del Office (Office 2003) a fin de facilitar las cosas a los que aún disponeis de una versión antigua de esta aplicación ofimatica. Si alguno de vosotros observais alguna variación en el aspecto de la hoja monitor, o notais algún posible error, servíos comunicármelo para hacer las oportunas comprobaciones.

Si de verdad os fascina el tratamiento de estos datos, sabed que es posible añadirle algunas caracteristicas más y emplear algunas otras fórmulas de cálculo que, aunque más elaboradas, nos pueden ofrecer indicios de otros posibles problemas en nuestra red social. Porque, al fin al cabo, es la actividad de los miembros de nuestra red la que habla por sí sola... Por lo tanto, no dejemos de monitorizarla, a fin de reaccionar a tiempo o potenciar lo que estamos haciendo bien.

Decir que en Talleres.Ning explicamos las formulas de cálculo empleadas y su uso en diversas aplicaciones.

Observaciones:

- Con el fin de hacer correlativas las mediciones, es importante que cada vez que realicemos un estudio, utilicemos los datos de una exportación reciente, del mismo día. Algunos cálculos utilizan la fecha del día en el que se realiza la consulta.

- Dadas las limitaciones de algunas versiones del Excel, sólo será posible obtener resultados de listados de hasta 65.000 miembros.

- Para vuestro propio control, podeis sustituir la primera columna de los datos exportados que seleccionamos (Name) por otra que necesiteis (por ejemplo "Email").

- He añadido a la plantilla unos "detectores" de error, de manera que si no se hace correctamente el copiado de datos, o bien hay un error inesperado, algunas celdas de la hoja "monitor" se mostrarán en rojo. Entonces, convendría revisar de nuevo todo el proceso realizado.

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A modo de recordatorio:

1- Exportar miembros

2- Eliminar columnas de datos, excepto: Name, Date Joined, Receiving Broadcast, Receiving Any email y Last Visit

3- Copiar y pegar columnas de datos en plantilla Excel (hoja "datos")

 

 

 

 

 

[Juan]

Excelente aporte.

Muchísimas gracias.

[Lorenzo M. Oliver]

Gracias a tí, Juan!

[Lorenzo M. Oliver]

Wow, estupenda noticia!

Me complace informaros que esta entrada del foro, que corresponde a uno de los temas publicados en talleres.ning.com (que quisimos también compartir con todos nuestros colegas creadores en este foro), ha sido seleccionada como "lo mejor de la semana" en el boletin oficial de Ning.

Aparte de que lo voy a considerar como un estímulo para seguir aportando lo mejor de mis conocimientos y experiencia (y que también compartiré ocasionalmente con todos vosotros aquí), sin duda es también un reconocimiento a lo que hacemos en este grupo hispano de SpanishNingNetworks, y que sin duda abre las puertas a otras aportaciones más que podamos hacer desde aquí.

Así pues, no dudemos en hacer aportaciones aquí. La entera comunidad de creadores están pendientes de lo que hacemos aquí!

[Liliana Alba]

excelente aporte muchas gracias

[escucha.com]

Muy eficaz para llevar un control de la evolución de la red. Gracias :)

[LeyCosmica.org]

Realmente excelente artículo, en cuanto tenga algo de tiempo lo pongo en práctica con los miembros de LeyCosmica.

Muchas gracias compañero!

[Lorenzo M. Oliver]

Gracias!

No dejeis de comentarme cosas si lo probais con diferentes versiones del Excel...
Si se os ocurren algunas mediciones que podrían incluirse en la Hoja, quizás sería una excelente idea preparar una actualización a una versión más completa. Ya direis cosas...